Самбірська

Самбірська районна державна адміністрація

м. Самбір Львівської області

Затверджую

Голова Самбірської районної
державної адміністрації

___________ Іван Ільчишин

«30» грудня 2024 року

Індекс справи

Заголовок справи (тому, частини)

К-сть справ (томів, частин)

Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком

Примітки

01 – ВІДДІЛ ВЕДЕННЯ ДЕРЖАВНОГО РЕЄСТРУ ВИБОРЦІВ

01-01

Нормативно-правові акти органів державної влади, постанови ЦВК щодо функціонування Державного реєстру виборців та діяльності відділу

Доки не мине потреба

ст. 3б

Перелік типових документів, що створюється під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та  організацій із зазначенням строків зберігання документів затверджений наказом МЮ від 12.04.2012 року № 578/5

01-02

Постанови ЦВК, рішення окружних територіальних виборчих комісій щодо  утворення виборчих округів надіслані до відома

Доки не мине потреба

ст. 3б

Див. примітку до справи № 01-01

01-03

Розпорядження та доручення голови Самбірської районної державної адміністрації щодо діяльності (функціонування) відділу ведення Державного реєстру виборців апарату районної державної адміністрації (копії)

Доки не мине потреба¹

ст. 3б

01-04

Накази керівника відділу ведення Державного реєстру виборців апарату Самбірської районної державної адміністрації про внесення запису до бази даних Державного реєстру виборців

5 років

ст. 16в

Електронний документообіг

01-05

Накази керівника відділу ведення Державного реєстру виборців апарату Самбірської районної державної адміністрації про внесення змін до персональних даних виборця, включеного до Державного реєстру виборців

5 років

ст. 16в

Електронний документообіг

01-06

Накази керівника відділу ведення Державного реєстру виборців апарату Самбірської районної державної адміністрації про знищення запису Державного реєстру виборців

5 років

ст. 16в

Електронний документообіг

01-07

Накази керівника відділу ведення Державного реєстру виборців апарату Самбірської районної державної адміністрації про тимчасову зміну місця голосування виборця

5 років

ст. 16в

Електронний документообіг

01-08

Накази керівника відділу ведення Державного реєстру виборців апарату Самбірської районної державної адміністрації про внесення змін до виборчої адреси виборців

5 років

ст. 16в

Електронний документообіг

01-09

Річний (квартальний) план роботи відділу ведення Державного реєстру виборців Самбірської районної державної адміністрації

1 рік

ст. 161

Див. примітку до справи № 01-01

01-10

Звіт про виконання плану

1 рік

ст. 300

01-11

Заяви виборців та документи до них щодо включення до Державного реєстру виборців

5 років¹

ст. 82б

¹У разі неодноразового звернення — 5 р. після останнього звернення, див. примітку до справи № 01-01

01-12

Заяви виборців про внесення змін до виборчої адреси виборців, особистого та другорядного характеру

5 років¹

ст. 82б

Див. примітку до справи № 01-11

01-13

Заяви виборців щодо тимчасової зміни місця голосування

5 років¹

ст. 82б

Див. примітку до справи № 01-11

01-14

Заяви виборців та документи до них щодо зміни персональних даних виборців

5 років¹

ст. 82б

Див. примітку до справи № 01-11

01-15

Подання відомостей про виборців, щодо яких встановлено постійну нездатність пересуватися самостійно

1 рік¹

¹Після внесення до Державного реєстру виборців. Наказ ДКАУ від 09.02.2009р. № 23

01-16

Подання відомостей про осіб, які протягом попереднього календарного місяця набули громадянства України та отримали тимчасове посвідчення громадянина України або паспорт громадянина України. Подання відомостей про осіб, громадянство України яких припинено протягом попереднього календарного місяця, подання відомостей про виборців, які протягом попереднього календарного місяця змінили прізвище, ім’я, по батькові, дату або місце народження

1 рік¹

¹Після внесення до Державного реєстру виборців, примірна номенклатура справ апарату районної, районної у м. Києві і Севастополі державних адміністрацій протокол засідання ЦЕПК Державної архівної служби України 22.11.13р. № 7

01-17

Подання відомостей про виборців, які протягом попереднього календарного місяця змінили місце проживання у межах відповідної АТО, та/або зареєстрували своє місце проживання у відповідній АТО, подання відомостей про громадян України, зареєстрованій у відповідній АТО, яким протягом наступного календарного місяця виповниться 18 років

1 рік¹

¹Після внесення до Державного реєстру виборців, див. примітку до справи № 01-16

01-18

Подання відомостей про виборців, які проживали на відповідній території та померли протягом попереднього календарного місяця (що підтверджено виданим свідоцтвом про смерть)

1 рік¹

¹Після внесення до Державного реєстру виборців, див. примітку до справи № 01-16

01-19

Подання відомостей про виборців, які протягом попереднього календарного місяця були визнані судом недієздатними, внаслідок чого щодо них була встановлена опіка, та/або протягом попереднього календарного місяця було скасовано рішення про визнання їх недієздатними, внаслідок чого щодо них була припинена опіка

1 рік¹

¹Після внесення до Державного реєстру виборців, див. примітку до справи № 01-16

01-20

Відомості періодичного поновлення бази даних Державного реєстру виборців, поданих військовою частиною А1859

1 рік¹

¹Після внесення до Державного реєстру виборців, див. примітку до справи № 01-16

01-21

Відомості про найменування нових та перейменування вулиць (проспектів, бульварів, площ, провулків, кварталів, кутків тощо), присвоєння номерів новим будинкам і зміну нумерації існуючих будинків у відповідному населеному пункті, подані головами сільських, селищних, міських рад та голів ОТГ

1 рік¹

¹Після внесення до Державного реєстру виборців, див. примітку до справи № 01-16

01-22

Листування з ЦВК з питань функціонування Державного реєстру виборців та внесення відповідних змін до нього, з питань діяльності відділу

5 років

ст. 24

01-23

Листування з політичними партіями та громадськими організаціями з питань порушення порядку ведення Державного реєстру виборців (основні питання діяльності відділу)

5 років ЕПК

ст. 23

01-24

Листування з органами, закладами, установами, організаціями, органами реєстрації сільських, селищних, міських та об’єднаних територіальних громад, виборчими комісіями щодо перевірки достовірності відомостей про виборців

5 років ЕПК

ст. 22

01-25

Листування з органами виконавчої влади, органами місцевого самоврядування щодо надання статистичної інформації про кількісні характеристики виборчого корпусу

5 років ЕПК

ст. 22

01-26

Акти приймання-передавання списків виборців до відповідних виборчих комісій

3 роки¹

ст. 45б

¹Після заміни посадових та матеріально-відповідальних осіб.

01-27

Акти приймання-здавання справ при зміні відповідальних працівників відділу ведення Державного реєстру виборців апарату

3 роки¹

ст. 45б

¹Після заміни посадових та матеріально-відповідальних осіб

01-28

Журнал реєстрації наказів керівника відділу ведення Державного реєстру виборців апарату Самбірської районної державної адміністрації про внесення запису до бази даних Державного реєстру виборців, внесення змін до персональних даних виборця, включеного до реєстру

5 років1

ст. 121в

¹Після внесення до Державного реєстру виборців, див. примітку до справи № 01-16

01-29

Журнал реєстрації наказів керівника відділу ведення Державного реєстру виборців апарату Самбірської районної державної адміністрації про внесення змін до персональних даних виборця, включеного до реєстру

5 років1

ст. 121в

¹Після внесення до Державного реєстру виборців

01-30

Журнал реєстрації наказів керівника відділу ведення Державного реєстру виборців апарату Самбірської районної державної адміністрації про знищення запису Державного реєстру виборців

5 років1

ст. 121в

¹Після внесення до Державного реєстру виборців

01-31

Журнал реєстрації наказів начальника відділу про тимчасову зміну місця голосування виборця

5 років1

ст. 121в

¹Після внесення до Державного реєстру виборців,

01-32

Журнал реєстрації наказів начальника відділу про відміну тимчасової зміни місця голосування виборця

5 років1

ст. 121в¹

¹Після внесення до Державного реєстру виборців,

01-33

Журнал реєстрації подань з відомостями про виборців (осіб), на підставі яких здійснюється періодичне поновлення персональних даних Державного реєстру виборців

3 роки

ст. 122

01-34

Журнал реєстрації звернень (заяв, запитів, скарг) громадян

5 років

ст. 124

01-35

Журнал реєстрації довідок про включення виборців до Державного реєстру виборців та повідомлень про уточнення персональних даних виборців

3 роки

ст. 122

01-36

Журнал обліку посвідчень, які підтверджують тимчасову зміну місця голосування виборця

3 роки

ст. 122

01-37

Журнал реєстрації вхідної документації

3 роки

ст. 122

01-38

Журнал реєстрації вихідної документації

3 роки

ст. 122

01-39

Положення про відділ ведення Державного реєстру виборців апарату районної державної адміністрації (копія)

ДМП

ст.39

Оригінали зберігаються в справі № 02-01

01-40

Посадові інструкції працівників відділу ведення Державного реєстру виборців апарату районної державної адміністрації

5 років¹

ст. 43

¹Після заміни новими

01-41

Акти приймання-передавання документів з усіма додатками, складені у разі зміни посадових та відповідальних осіб відділу ведення державного реєстру виборців

3 роки¹

ст. 45б

¹Після зміни керівника

01-42

Витяг з номенклатури справ

3 роки¹

ст. 112в

¹Після заміни новою та за умови передавання справ до архівного підрозділу

01-43

02 – відділ документообігу, контролю та розгляду звернень громадян

02-01     

Розпорядження голови районної державної адміністрації з основної діяльності

Постійно¹

ст. 16а

02-02     

Розпорядження голови районної державної адміністрації з грифом «Для службового користування»

Постійно

ст. 16а

02-03     

Розпорядження голови районної державної адміністрації з кадрових питань (прийняття, переміщення, переведення, сумісництво, звільнення, атестацію, підвищення кваліфікації, стажування, щорічна оцінка державних службовців, продовження строку перебування на державній службі та допуску до державної таємниці, заохочення, преміювання, відпустки без збереження заробітної плати та догляду за дитиною)

75 років

ст. 16б

02-04     

Розпорядження голови районної державної адміністрації про надання щорічних оплачуваних відпусток, та відпусток у зв’язку з навчанням

5 років

ст. 16б

02-05     

Розпорядження голови районної державної адміністрації про дисциплінарні стягнення, відрядження, з адміністративно-господарських питань

5 років

ст. 16б, в

02-06     

Доручення голови районної державної адміністрації та документи (довідки, доповідні записки, доповіді, інформації) з їх виконання

Постійно

ст. 6а

02-07     

Накази керівника ланки територіальної підсистеми єдиної державної системи Цивільного захисту Самбірського району Львівської області

Постійно¹

ст. 16а

02-08     

Накази керівника апарату районної державної адміністрації з кадрових питань (прийняття, переміщення, переведення, сумісництво, звільнення, атестацію, підвищення кваліфікації, стажування, щорічна оцінка державних службовців, продовження строку перебування на державній службі та допуску до державної таємниці, заохочення, преміювання, відпустки без збереження заробітної плати та догляду за дитиною)

75 років

ст. 16б

02-09     

Накази керівника апарату районної державної адміністрації про надання щорічних оплачуваних відпусток, та відпусток у зв’язку з навчанням

5 років

ст. 16б

02-10     

Накази керівника апарату районної державної адміністрації про дисциплінарні стягнення, відрядження, з адміністративно-господарських питань

5 років

ст. 16б, в

02-11     

Документи (листи, інформації, звіти) з грифом «Для службового користування», що стосуються діяльності районної державної адміністрації

ЕК

Інструкція про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію в райдержадміністрації

02-12     

Правила, положення, інструкції, методичні вказівки та рекомендації з питань діловодства і архівної справи, роботи із зверненнями громадян

До заміни новими

ст. 20б

Надіслані до відома – доки не мине потреба

02-13     

Протоколи засідань експертної комісії районної державної адміністрації

Постійно

ст. 14-а

02-14     

План роботи відділу

1 рік

ст. 161

02-15     

Звіт про роботу відділу

1 рік

ст. 300

02-16     

Документи (акти, довідки, доповідні записки) про перевірку організації діловодства в апараті та структурних підрозділах районної державної адміністрації

1 рік¹

ст. 116

¹Після наступної перевірки

02-17     

Документи (доповіді, доповідні записки, довідки) перевірок роботи структурних підрозділів районної державної адміністрації, виконавчих комітетів органів місцевого самоврядування щодо розгляду звернень громадян

5 років ЕПК

ст. 77

02-18     

Описи справ постійного зберігання

Постійно

ст. 137а

¹Після знищення справ

02-19     

Описи справ тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу

3 роки¹

ст. 137б

¹Після знищення справ

02-20     

Акти видавання документів у тимчасове користування

3 роки¹

ст. 134

¹Після повернення документів

02-21     

Справи фондів (історичні (біографічні) довідки до фондів, акти приймання-передавання документів, акти, довідки про результати перевіряння наявності й стану документів, акти про вилучення документів для знищення, про нестачу й невиправні пошкодження документів, акти про видавання справ у тимчасове користування)

Постійно

ст. 130

У разі ліквідації організації передаються до архівного відділу районної державної адміністрації

02-22     

Вимоги, замовлення на видачу документів з архіву

1 рік¹

ст. 135

¹Після повернення документів

02-23     

Журнал реєстрації розпоряджень голови районної державної адміністрації з основної діяльності

Постійно

ст. 121а

02-24     

Журнал реєстрації розпоряджень голови районної державної адміністрації з грифом «Для службового користування»

Постійно

ст. 121а

02-25     

Журнал реєстрації розпоряджень голови районної державної адміністрації з кадрових питань (прийняття, переміщення, переведення, сумісництво, звільнення, атестацію, підвищення кваліфікації, стажування, щорічна оцінка державних службовців, продовження строку перебування на державній службі та допуску до державної таємниці, заохочення, преміювання, відпустки без збереження заробітної плати та догляду за дитиною)

75 років¹

ст. 121б

02-26     

Журнал реєстрації розпоряджень голови районної державної адміністрації про надання щорічних оплачуваних відпусток, та відпусток у зв’язку з навчанням

5 років

ст. 121б

02-27     

Журнал реєстрації розпоряджень голови районної державної адміністрації про дисциплінарні стягнення, відрядження, з адміністративно-господарських питань

5 років

ст. 121б, в

02-28     

Журнал реєстрації доручень голови районної державної адміністрації

Постійно

ст. 121а

02-29     

Журнал реєстрації наказів керівника ланки територіальної підсистеми єдиної державної системи Цивільного захисту Самбірського району Львівської області

Постійно

ст. 121а

02-30     

Журнал реєстрації наказів керівника апарату районної державної адміністрації з кадрових питань (прийняття, переміщення, переведення, сумісництво, звільнення, атестацію, підвищення кваліфікації, стажування, щорічна оцінка державних службовців, продовження строку перебування на державній службі та допуску до державної таємниці, заохочення, преміювання, відпустки без збереження заробітної плати та догляду за дитиною)

75 років¹

ст. 121б

02-31     

Журнал реєстрації наказів керівника апарату районної державної адміністрації про надання щорічних оплачуваних відпусток, та відпусток у зв’язку з навчанням

5 років

ст. 121б

02-32     

Журнал реєстрації наказів керівника апарату районної державної адміністрації про дисциплінарні стягнення, відрядження, з адміністративно-господарських питань

5 років

ст. 121б, в

02-33     

Журнал реєстрації вхідних документів з грифом «Для службового користування»

3 роки

ст. 122

02-34     

Журнал реєстрації вихідних документів з грифом «Для службового користування»

3 роки

ст. 122

02-35     

Журнал обліку видачі працівникам апарату районної державної адміністрації документів з грифом «Для службового користування» для ознайомлення

1 рік

ст. 123

02-36     

Журнал реєстрації пропозицій, заяв, скарг громадян

5 років

ст. 124

02-37     

Журнали реєстрації прийому громадян керівництвом районної державної адміністрації

3 роки

ст. 125

02-38     

Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об’єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями

5 років ЕПК

ст. 22, 23

02-39     

Листування на пропозиції, заяви, скарги громадян

5 років

ст. 85, 132

02-40     

Листування щодо надання запитів на публічну інформацію

5 років

ст. 85

02-41     

Звіти районної державної адміністрації, виконавчих органів місцевого самоврядування про роботу із зверненнями громадян

Постійно

ст. 296б

02-42     

Положення про відділ (копія)

ДМП

ст. 39

Оригінали зберігаються в справі № 02-01

02-43     

Посадові інструкції працівників відділу

5 років¹

ст. 43

¹Після заміни новими

02-44     

Акти приймання-передавання документів з усіма додатками, складені у разі зміни посадових та відповідальних осіб відділу документообігу, контролю та розгляду звернень громадян

3 роки¹

ст. 45б

¹Після зміни керівника

02-45     

Правила, положення, методичні вказівки та рекомендації, щодо роботи відділу (копії)

До заміни новими

ст. 20 б

02-46     

Зведена номенклатура справ апарату районної державної адміністрації

5 років¹

ст. 112а

¹Після заміни новими та за умови складення зведених описів справ

02-47     

Витяг з номенклатури справ

3 роки

ст. 112в

¹Після заміни новою та за умови передавання справ до архівного підрозділу

02-48     

Розпорядження начальника районної військової адміністрації з основної діяльності

Постійно¹

ст. 16а

02-49     

Журнал реєстрації розпоряджень начальника районної військової адміністрації з основної діяльності

Постійно

ст. 121а

02-50     

Розпорядження начальника районної військової адміністрації з кадрових питань

75 років

ст. 16б

02-51     

Журнал реєстрації розпоряджень начальника районної військової адміністрації з кадрових питань

75 років¹

ст. 121б

02-52     

Доручення начальника районної військової адміністрації

Постійно

ст. 6а

02-53     

Журнал реєстрації доручень начальника районної військової адміністрації

Постійно

ст. 121а

02-54     

Накази начальника районної військової адміністрації

Постійно¹

ст. 16а

02-55     

Журнал реєстрації доручень начальника районної військової адміністрації

Постійно

ст. 121а

02-56     

03 – відділ управління персоналом

03-01     

Положення про відділ (копія)

ДМП

ст. 39

Оригінали зберігаються в справі № 02-01

03-02     

Посадові інструкції працівників відділу

5 років¹

ст. 43

¹після заміни новими

03-03     

План роботи відділу

1 рік

ст. 161

03-04     

Звіт про виконану роботу

1 рік

ст. 300

03-05     

Правила, положення, методичні вказівки та рекомендації щодо роботи відділу (копії)

До заміни новими

ст. 20б

03-06     

Положення про апарат районної державної адміністрації (копії)

ДМП

ст. 39

Оригінали зберігаються в справі № 02-01

03-07     

Положення про структурні підрозділи апарату районної державної адміністрації (копії)

ДМП

ст. 39

Оригінали зберігаються в справі № 02-01

03-08     

Посадові інструкції працівників апарату та структурних підрозділів районної державної адміністрації

5 років

ст. 43

Після заміни новими

03-09     

Протоколи засідань конкурсної комісії щодо заміщення вакантних посад державних службовців

75 років ЕПК

ст. 505

03-10     

Звіти про чисельність, склад і рух кадрів апарату районної державної адміністрації, звіти про наявність вакантних посад в апараті та структурних підрозділах районної державної адміністрації

Постійно

ст. 302б

03-11     

Особові справи (заяви, копії і витяги з розпоряджень про прийняття, переміщення, звільнення, оголошення подяк, копії особових документів, характеристики, особові картки) працівників апарату та структурних підрозділів районної державної адміністрації

Постійно

ст. 493а

03-12     

Книга руху особових справ державних службовців

75 років

ст. 528

03-13     

Трудові книжки працівників районної державної адміністрації

До запитання. Не затребувані не меншу 50 років

ст. 508

03-14     

Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них працівників районної державної адміністрації

50 років

ст. 530а

03-15     

Журнал реєстрації листків непрацездатності працівників районної державної адміністрації

3 роки

ст. 739

Після закінчення журналу

03-16     

Табелі виходу працівників апарату та структурних підрозділів районної державної адміністрації

1 рік

ст. 408

03-17     

Документи (доповіді, записки, огляди, зведення, довідки) про стан та перевірку роботи з кадрами

Постійно

ст. 489

03-18     

Документи (плани, звіти, листування, характеристики, нагородні листи, біографічні довідки, витяги з рішень тощо) про представлення до нагородження державними нагородами України, почесними грамотами районної державної адміністрації, винесенням Подяки голови районної державної адміністрації працівникам різних галузей району

75 років ЕПК

ст. 654а

03-19     

Журнал обліку результатів перевірок стану військового обліку призовників і військовозобов’язаних та звіряння їх облікових даних з даними Самбірського районного територіального центру комплектування та соціальної підтримки

10 років

Постанова КМУ № 921 від 07.12.2016 р

03-20     

Особова справа голови районної державної адміністрації

Постійно

ст. 493а

03-21     

Акти приймання-передавання документів з усіма додатками, складені у разі зміни посадових та відповідальних осіб відділу управління персоналом

3 роки¹

ст. 45б

¹Після зміни керівника

03-22     

Витяг з номенклатури справ

3 роки¹

ст. 112в

¹Після заміни новою та за умови передавання справ до архівного підрозділу

03-23     

04 – Юридичний відділ

04-01     

Положення про відділ (копія)

ДМП

ст.39

Оригінали зберігаються в справі № 02-01

04-02     

Посадові інструкції працівників відділу

5 років¹

ст. 43

¹Після заміни новими

04-03     

План роботи відділу

1 рік

ст. 161

04-04     

Звіт про виконану роботу відділу

1 рік

ст. 300

04-05     

Документи (акти, доповіді, доповідні записки, довідки, висновки, листи) перевірок адміністрації обласною державною адміністрацією з питань дотримання ними норм законодавства та інших правових питань

5 років ЕПК

ст. 88

04-06     

Документи (позовні заяви, акти, доручення, апеляційні скарги, довідки, доповідні записки, характеристики тощо), що подаються до судових органів; рішення, вироки, окремі ухвали, постанови, судових органів та листування з ними

3 роки

ст. 89

Після прийняття рішення

04-07     

Постанови, висновки у справах про адміністративні стягнення

3 роки

ст. 90

04-08     

Документи (довідки, доповідні записки, листи) про організацію та стан правової роботи

5 років ЕПК

ст. 92

04-09     

Листування з правових питань у тому числі про роз’яснення законодавства

3 роки

ст. 96

04-10     

Журнал обліку претензій та позовів

3 роки

ст. 107

04-11     

Акти приймання-передавання документів з усіма додатками , складені у разі зміни посадових та відповідальних осіб юридичного відділу

3 роки¹

ст. 45б

¹Після зміни керівника

04-12     

Витяг з номенклатури справ

3 роки¹

ст. 112в

¹Після заміни новою та за умови передавання справ до архівного підрозділу

04-13     

05 – Відділ фінансово-господарського забезпечення

05-01     

Свідоцтво про державну реєстрацію Самбірської районної державної адміністрації

До ліквідації організації

ст. 31

05-02     

Положення про відділ (копія)

ДМП

ст. 39

Оригінали зберігаються в справі № 02-01

05-03     

Посадові інструкції працівників відділу

5 років1

ст. 43

1Після заміни новими

05-04     

Штатні розписи та переліки змін до них

Постійно

ст. 37-а

05-05     

Кошториси доходів і видатків та розрахунки до них

Постійно

ст. 193а

05-06     

Документи (положення, картки, листи) про відкриття в організаціях банківських розрахункових і поточних рахунків та оформлення повноважень на проведення грошово-розрахункових операцій за рахунками

5 років1

ст. 209

1Після закриття рахунку

05-07     

Первинні документи і додатки до них, що фіксують факт виконання господарських операцій і є підставою для записів у регістрах бухгалтерського обліку та податкових документах (касові, банківські документи, повідомлення банків і переказні вимоги, виписки банків, табелі, акти про приймання, здавання і списання майна й матеріалів, акти приймання-здавання виконаних робіт (надання послуг), квитанції і накладні з обліку товарно-матеріальних цінностей, рахунки-фактури, відомості нарахування амортизації на основні засоби, авансові звіти тощо)

3 роки1

ст. 336

1За умови завершення ревізії, проведеної за сукупними показниками фінансово-господарської діяльності. У разі виникнення суперечок, спорів, слідчих і судових справ – зберігаються до ухвалення остаточного рішення

05-08     

Особові рахунки працівників

75 років

ст. 317а

05-09     

Розрахунково-платіжні відомості працівників

75 років

ст. 317а

05-10     

Листки непрацездатності

3 роки

ст. 716

05-11     

Документи (копії звітів, витяги з протоколів, висновки, заяви, довідки, списки працівників) про оплату листків непрацездатності з фонду соціального страхування

3 роки

ст. 320

05-12     

Відомості про застраховану особу, що підлягає загальнообов’язковому державному соціальному страхуванню (персоніфікований облік)

75 років1

ст. 678

1З 2011р. – Звіт про суми нарахованої заробітної плати застрахованих осіб та суми нарахованих страхових внесків на загальнообов’язкове державне пенсійне страхування, єдиного внеску на загальнообов’язкове соціальне страхування (персоніфікований облік)

05-13     

Квартальний податковий розрахунок сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків і сум утриманого з них податку (подається в ДПІ)

3 роки1

ст. 265в

1За відсутністю річних – постійно

05-14     

Довіреності на одержання товарно-матеріальних цінностей (у тому числі анульовані довіреності)

3 роки1

ст. 319

1Див. в прим. до справи 05-07

05-15     

Журнал реєстрації довіреностей

3 роки1

ст. 352г

1Див. в прим. до справи 05-07

05-16     

Документи (бюджетні доручення, платіжні доручення, заявки на видачу готівки, перерахування коштів на вкладні рахунки, виписки банків, довідки про надходження у натуральній формі) про фінансування всіх видів діяльності

5 років

ст. 197

05-17     

Журнал реєстрації платіжних доручень

3 роки1

ст. 352г

1Див. в прим. до справи 05-07

05-18     

Інвентарні картки

3 роки1

ст. 351

1Див. в прим. до справи 05-07

05-19     

Оборотні відомості

3 роки1

ст. 351

1Див. в прим. до справи 05-07

05-20     

Меморіальні ордери

3 роки1

ст. 351

1Див. в прим. до справи 05-07

05-21     

Головна книга

3 роки1

ст. 351

1Див. в прим. до справи 05-07

05-22     

Документи (протоколи засідань інвентаризаційних комісій, інвентарні описи, акти інвентаризації, порівняльні відомості) з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, грошових коштів, матеріальних цінностей тощо

3 роки1

ст. 345

1Див. в прим. до справи 05-07

05-23     

Листування про фінансування всіх видів діяльності

3 роки

ст. 220

05-24     

Договори, угоди (аудиторські, господарські, операційні тощо)

3 роки1

ст. 330

1Після закінчення строків дії договорів, угод.
Див. в прим. до справи 05-07

05-25     

Договори про матеріальну відповідальність

3 роки1

ст. 332

1Після звільнення матеріально-відповідальної особи

05-26     

Річна звітність з додатками до неї:

а) зведена річна

б) річна

Постійно

ст. 311а, б

За місцем складення в інших організаціях доки не мине потреба

05-27     

Квартальна звітність з додатками до неї

3 роки1

ст. 311в

1За відсутністю річних – постійно

05-28     

Місячна звітність

1 рік1

ст. 311г

1За відсутністю річних, квартальних – постійно

05-29     

Документи (плани, звіти, протоколи, акти, довідки, доповідні записки) документальних ревізій, перевірок та аудиту фінансово-господарської діяльності, контрольно-ревізійної роботи, у тому числі правильності стягнення податків тощо

5 років

ст. 341

05-30     

Плани роботи відділу

1 рік

ст. 161

05-31     

Звіт про виконану роботу

1 рік

ст. 300

05-32     

Акти приймання-передавання документів з усіма додатками, складені у разі зміни посадових та відповідальних осіб відділу фінансово-господарського забезпечення

3 роки¹

ст. 45б

¹Після зміни керівника

05-33     

Витяг з номенклатури справ

3 роки¹

ст. 112в

¹Після заміни новою та за умови передавання справ до архівного підрозділу

05-34     

06 – організаційний відділ

06-01     

Регламент роботи районної державної адміністрації (копія)

ДМП

ст. 20 а

Оригінали зберігаються в справі № 02-01

06-02     

Положення про відділ (копія)

ДМП

ст. 39

Оригінали зберігаються в справі № 02-01

06-03     

Посадові інструкції працівників відділу

5 років

ст. 43

Після заміни новими

06-04     

Правила, положення, методичні вказівки та рекомендації, щодо роботи відділу (копії)

До заміни новими

ст. 20б

06-05     

Річний план роботи районної державної адміністрації (копія)

Доки не мине потреба

Оригінал зберігається в справ № 02-01

06-06     

Квартальний план роботи районної державної адміністрації (копія)

Доки не мине потреба

06-07     

Звіти та відомості про виконання планів роботи районної державної адміністрації

1 рік

ст. 300

06-08     

Квартальний план роботи відділу

1 рік

ст. 161

06-09     

Звіти про виконання квартального плану роботи відділу

1 рік

ст. 300

06-10     

Положення про колегію районної державної адміністрації та її склад (копія)

ДМП

ст. 39

Оригінали зберігаються в справі № 02-01

06-11     

План засідань колегії районної державної адміністрації

Постійно

ст. 14а

06-12     

Протоколи засідань, рішення колегії районної державної адміністрації

Постійно

ст. 14а

06-13     

Журнал реєстрації рішень колегії районної державної адміністрації

Постійно

ст. 121а

06-14     

Документи (порядок контролю, акти, доповідні записки, довідки) з перевірки діяльності виконавчих органів місцевого самоврядування здійснення ними делегованих повноважень державної виконавчої влади

Постійно

ст. 76б

06-15     

Документи (плани проведення, списки учасників та запрошених) нарад, семінарів, проведення яких організовує відділ

Доки не мине потреба

ст. 9б

Що стосується діяльності відділу постійно

06-16     

Протоколи оперативних нарад у голови районної державної адміністрації

5 років ЕПК

ст. 13

06-17     

Журнал реєстрації протоколів оперативних нарад у голови районної державної адміністрації

5 років

ст. 86

06-18     

Графіки чергувань працівників районної державної адміністрації

1 рік

ст. 1170

06-19     

Акти приймання-передавання документів з усіма додатками, складені у разі зміни посадових та відповідальних осіб організаційного відділу

3 роки

ст. 45б

Після зміни посадових та матеріально-відповідальних осіб

06-20     

Витяг з номенклатури справ

3 роки¹

ст. 112в

¹Після заміни новою та за умови передавання справ до архівного підрозділу

06-21     

07 – СЕКТОР з питань запобігання та виявлення корупції

07-01     

Закони, постанови Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, інструкції, про запобігання та виявлення протидії корупції

ДМП

ст. 1б, 2б, 3б, 4б

07-02     

Посадові інструкції працівників сектору

5 років¹

ст. 43

¹Після заміни новими

07-03     

Журнал обліку працівників районної державної адміністрації притягнутих до відповідальності за вчинення корупційних або пов’язаних з корупцією правопорушень

Постійно

ст. 121а

07-04     

Річний (квартальний) план роботи

1 рік

ст. 161

07-05     

Звіт про виконання плану

1 рік

ст. 300

07-06     

Акти приймання-передавання документів з усіма додатками, складені у разі зміни посадових та відповідальних осіб – сектору з питань запобігання та виявлення корупції

3 роки

ст. 45б

Після заміни посадових та матеріально – відповідальних осіб

07-07     

Витяг з номенклатури справ

3 роки¹

ст. 112в

¹Після заміни новою та за умови передавання справ до архівного підрозділу

07-08     

08 – ВІДДІЛ мобілізаційної роботи

08-01     

Річний та квартальний плани роботи

1 рік

ст. 161

08-02     

Звіти про виконання річних та квартальних планів роботи

1 рік

ст. 300

08-03     

Положення про відділ (копія)

ДМП

ст. 39

Оригінали зберігаються в справі № 02-01

08-04     

Посадові інструкції працівників відділу

5 років

ст. 43

Після заміни новими

08-05     

Документи (довідки, доповідні записки), перевірки ведення військового обліку в органах місцевого самоврядування та технічного стану техніки

5 років ЕПК

ст. 77

08-06     

Звіти по військовому обліку та бронюванню (копії)

5 років

ст. 667

08-07     

Листування з мобілізаційної підготовки

5 років

ст. 665

08-08     

Журнал реєстрації вхідних документів з грифом «Для службового користування» Літер «М»

ЕК

Інструкція по порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію в районній державній адміністрації

08-09     

Журнал реєстрації вихідних та внутрішніх документів з грифом «Для службового користування» Літер «М»

ЕК

Інструкція по порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію в районній державній адміністрації

08-10     

Журнал обліку журналів та завершених провадженням справ з грифом «Для службового користування» Літер «М»

ЕК

Інструкція по порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію в районній державній адміністрації

08-11     

Акти приймання-передавання документів з усіма додатками, складені у разі зміни посадових та відповідальних осіб відділу мобілізаційної роботи

3 роки¹

ст. 45б

¹Після зміни керівника

08-12     

Витяг з номенклатури справ

3 роки¹

ст. 112в

¹Після заміни новою та за умови передавання справ до архівного підрозділу

08-13     

Розпорядження голови районної державної адміністрації з мобілізаційної підготовки

Постійно

ст. 16а

08-14     

09 – управління соціально-економічного розвитку

09-01     

Положення про управління (копія)

ДМП

ст. 39

Оригінали зберігаються в справ № 02-01

09-02     

Посадові інструкції працівників управління

5 років

ст. 43

Після заміни новими

09-03     

Річний (квартальний) плани роботи управління

1 рік

ст. 161

09-04     

Звіти про виконання плану

1 рік

ст. 300

09-05     

Журнали реєстрації інструктажів (первинного, повторного, позапланового, цільового) з питань охорони праці

10 років

ст. 482

Після закінчення журналу

09-06     

Журнал реєстрації колективних договорів

Постійно

ст. 121а

09-07     

Колективні договори

Постійно

ст. 395а

09-08     

Листування з обласною державною адміністрацією з питань соціально-економічного розвитку

5 років ЕПК

ст. 22

09-09     

Листування з державними органами і органами місцевого самоврядування, об’єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями з питань житлово-комунального господарства, транспорту і зв’язку

5 років ЕПК

ст. 22

09-10     

Акти приймання-передавання документів з усіма додатками, складені у разі зміни посадових та відповідальних осіб управління соціально-економічного розвитку

3 роки¹

ст. 45б

¹Після зміни керівника

09-11     

Витяг з номенклатури справ

3 роки¹

ст. 112в

¹Після заміни новою та за умови передавання справ до архівного підрозділу

09-12     

10 – відділ інформаційної діяльності та комунікацій з громадськістю

10-01     

Положення про відділ (копія)

ДМП

ст. 39

Оригінали зберігаються в справі № 02-01

10-02     

Посадові інструкції працівників відділу

5 років

ст. 43

Після заміни новими

10-03     

Документи (розпорядження, протоколи, заяви) громадської ради при Самбірській районній державній адміністрації

Постійно

ст. 11, 14-а

10-04     

Плани роботи відділу

1 рік

ст. 161

10-05     

Звіти про виконану роботу

1 рік

ст. 300

10-06     

Листування з установами, підприємствами та організаціями, з питань діяльності громадських і релігійних організацій, політичних блоків, партій.

5 років ЕПК

ст. 22

10-07     

Акти приймання-передавання документів з усіма додатками, складені у разі зміни посадових та відповідальних осіб відділу інформаційної діяльності та комунікацій з громадськістю

3 роки¹

ст. 45б

¹Після зміни керівника

10-08     

Витяг з номенклатури справ

3 роки¹

ст. 112в

¹Після заміни новими та за умови передавання до архівного підрозділу

10-09     

11 – відділ містобудування та архітектури

11-01                        

Закони, постанови Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, інструкції, з питань містобудівної діяльності

ДМП

ст. 1б, 2б, 3б, 4б

11-02                        

Положення про відділ (копія)

ДМП

ст. 39

Оригінали зберігаються в справ № 02-01

11-03                        

Посадові інструкції працівників відділу

5 років1

ст. 43

1Після заміни новими

11-04                        

Плани роботи відділу (річні, квартальні)

1 рік

ст. 161

11-05                        

Звіти про виконану роботу

1 рік

ст. 300

11-06                        

Журнал реєстрації вхідної документації

3 роки

ст. 122

11-07                        

Журнал реєстрації вихідної документації

3 роки

ст. 122

11-08                        

Листування з органами виконавчої влади, місцевого самоврядування, обласних та районних організацій (копії вихідних документів)

3 роки

ст. 24

11-09                        

Протоколи засідань архітектурно-містобудівних рад

Постійно

ст. 1395

11-10                        

Журнал реєстрації видачі будівельних паспортів та містобудівних умов і обмежень, паспорти прив’язки, висновки щодо відводу земельних ділянок для містобудівних потреб

Постійно

ст. 102

11-11                        

Документи (висновки, акти) про розгляд і затвердження проєктів районного планування

Постійно

ст. 1448

11-12                        

Висновки про контрольні перегляди проєктів планування Самбірського району

10 років

ст. 1468

11-13                        

Листування з органами виконавчої влади та проектними організаціями про створення охоронних зон, історичних місць, будинків – пам’ятків архітектури

5 років ЕПК

ст. 1469

11-14                        

Акти приймання-передавання документів з усіма додатками, складені у разі зміни посадових та відповідальних осіб відділу містобудування та архітектури

3 роки¹

ст. 45б

¹Після зміни керівника

11-15                        

Витяг з номенклатури справ

3 роки¹

ст. 112в

1Після заміни новими та за умови передавання справ до архівного підрозділу

11-16                        

12 – відділ з питань оборонної роботи та цивільного захисту

12-01

Накази керівника ланки територіальної підсистеми ЄДС ЦЗ Самбірського району Львівської області з основної діяльності сектору (копії)

Доки не мине потреба

ст. 16а

Оригінали зберігаються в справі № 02-07

12-02

Протоколи районної комісії з питань техногенно-екологічної безпеки і надзвичайних ситуацій

Постійно

ст. 14а

12-03

Положення про відділ (копія)

ДМП

ст. 39

Оригінали зберігаються в справ № 02-01

12-04

Посадові інструкції працівників відділу

5 років

ст. 43

Після заміни нової

12-05

Документи (інформації, статистичні звіти, довідки) про проходження громадянами альтернативної (невійськової) служби

5 років

ст. 359

12-06

Особові справи громадян, які проходять чи проходили альтернативну (невійськову) службу

75 років

Закон України «Про альтернативну (невійськову) службу»

12-07

Постанови, протоколи засідань спостережної комісії при Самбірській районній державній адміністрації

Постійно

ст. 14а

12-08

Плани роботи відділу (річні, квартальні)

1 рік

ст. 161

12-09

Звіти про виконану роботу

1 рік

ст. 300

12-10

Акти приймання-передавання документів з усіма додатками, складені у разі зміни посадових та відповідальних осіб відділу з питань оборонної роботи та цивільного захисту

3 роки¹

ст. 45б

¹Після зміни керівника

12-11

Витяг з номенклатури справ

3 роки¹

ст. 112в

¹Після заміни нової та за умов передавання справ до архівного підрозділу

12-12

13 – відділ гуманітарної політики

13-01     

Положення про відділ (копія)

ДМП

ст. 39

Оригінали зберігаються в справ № 02-01

13-02     

Посадові інструкції працівників відділу

5 років

ст. 43

Після заміни новими

13-03     

Квартальний (річний) план роботи відділу

1 рік

ст. 161

13-04     

Звіти про виконання плану

1 рік

ст. 300

13-05     

Листування з обласною державною адміністрацією з питань роботи гуманітарного відділу

5 років ЕПК

ст. 22

13-06     

Річні статистичні звіти щодо роботи гуманітарного відділу

Постійно

ст. 302б

13-07     

Акти приймання-передавання документів з усіма додатками, складені у разі зміни посадових та відповідальних осіб відділу гуманітарної політики

3 роки¹

ст. 45б

¹Після зміни керівника

13-08     

Витяг з номенклатури справ

3 роки1

ст. 112в

¹Після заміни новими, за умови передавання справ до архівного підрозділу

13-09     

14 – відділ взаємодії з органами місцевого самоврядування

14-01     

Закони, постанови Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, з питань роботи відділу взаємодії з органами місцевого самоврядування

ДМП

ст. 1б, 2б, 3б

14-02     

Положення про відділ (копія)

ДМП

ст. 39

Оригінали зберігаються в справ № 02-01

14-03     

Посадові інструкції працівників відділу

5 років

ст. 43

Після заміни новими

14-04     

Квартальний (річний) план роботи відділу

1 рік

ст. 161

14-05     

Звіти про виконання плану

1 рік

ст. 300

14-06     

Листування з організаційних питань діяльності відділу

3 роки

ст. 24

14-07     

Документи (довідки, доповідні записки), з основної діяльності відділу, що подаються керівнику установи.

5 років ЕПК

ст. 44б

14-08     

Акти приймання-передавання документів з усіма додатками, складені у разі зміни посадових та відповідальних осіб відділу взаємодії з органами місцевого самоврядування

3 роки¹

ст. 45б

¹Після зміни керівника

14-09     

Витяг з номенклатури справ

3 роки1

ст. 112в

¹Після заміни новими, за умови передавання справ до архівного підрозділу

14-10     

15 – головний спеціаліст з питань внутрішнього аудиту

15-01     

Закони, постанови Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, з питань роботи внутрішнього аудиту

ДМП

ст. 1б, 2б, 3б

15-02     

Правила, положення, методичні вказівки та рекомендації, з питань внутрішнього аудиту (копії)

До заміни новими

ст. 20б

15-03     

Посадова інструкція головного спеціаліста з питань внутрішнього аудиту

5 років¹

ст. 43

Після заміни новими

15-04     

Квартальний (річний) план роботи

1 рік

ст. 161

15-05     

Звіти про виконання плану

1 рік

ст. 300

15-06     

Документи оформлення внутрішнього аудиту (програма внутрішнього аудиту, листування, аудиторський звіт) з питань внутрішнього аудиту

Постійно

ст. 79

В електронному вигляді

15-07     

Листування з обласною адміністрацією, її структурними підрозділами з питань внутрішнього аудиту

5 років ЕПК

ст. 22

15-08     

Журнал обліку аудиторських звітів

5 років

ст. 86

15-09     

Акти приймання-передавання документів з усіма додатками, складені у разі зміни посадових та відповідальних осіб – головного спеціаліста з питань внутрішнього аудиту

3 роки

ст. 45б

Після заміни посадових та матеріально – відповідальних осіб

15-10     

Витяг з номенклатури справ

3 роки1

ст. 112в

¹Після заміни новими, за умови передавання справ до архівного підрозділу

15-11     

Журнал обліку службових записок

5 років

ст. 86

15-12     

16 – ВІДДІЛ ЦИФРОВОГО РОЗВИТКУ, ЦИФРОВИХ ТРАНСФОРМАЦІЙ І ЦИФРОВІЗАЦІЇ

16-01     

Закони, постанови Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, з питань роботи відділу (копії)

ДМП

ст. 1б, 2б, 3б

16-02     

Положення про відділ (копія)

ДМП

ст. 39

Оригінали зберігаються в справ № 02-01

16-03     

Посадова інструкція відділу

5 років¹

ст. 43

Після заміни новими

16-04     

Квартальний (річний) план роботи

1 рік

ст. 161

16-05     

Звіти про виконання плану

1 рік

ст. 300

16-06     

Листування з обласною адміністрацією, її структурними підрозділами з питань роботи відділу

5 років ЕПК

ст. 22

16-07     

Акти приймання-передавання документів з усіма додатками, складені у разі зміни посадових та відповідальних осіб відділу

3 роки

ст. 45б

Після заміни посадових та матеріально-відповідальних осіб

16-08     

Витяг з номенклатури справ

3 роки1

ст. 112в

¹Після заміни новими, за умови передавання справ до архівного підрозділу

16-09     

Погоджено

Протокол засідання ЕПК Державного архіву Львівської області

від «18» січня 2022 року № 1

СХВАЛЕНО

Протокол засідання ЕК архівного відділу Самбірської районної державної адміністрації

від «14» січня 2022 року № 1

СХВАЛЕНО

Протокол засідання ЕК Самбірської
районної державної адміністрації

від «10» січня 2022 року № 1

Постійного

55

55

2

Тимчасового (понад 10 років)

2

2

-

Тимчасового (до 10 років включно)

228

228

21

Разом

285

285

23